Elektronická fakturácia sa často vysvetľuje iba ako zmena formátu faktúry. Namiesto papiera alebo PDF sa bude používať XML súbor. Pre firmy je však dôležitejšie pochopiť, že sa zmení celý tok dokladu medzi dodávateľom, odberateľom, podnikovými systémami a finančnou správou.
Ak bude celý proces správne integrovaný, používateľ nemusí pracovať priamo s XML súborom ani prepisovať údaje medzi viacerými aplikáciami. E-faktúra vznikne v ERP systéme, automaticky sa skontroluje, odošle cez certifikovaného poskytovateľa a načíta do systému odberateľa.
Krok 1: Faktúra vznikne v ERP systéme
Predstavme si veľkoobchodnú spoločnosť, ktorá prijme objednávku od firemného zákazníka. Objednávka sa spracuje v ERP systéme, sklad pripraví tovar, vznikne výdajka alebo dodací list a po expedícii systém vytvorí faktúru.
V dobre nastavenom ERP riešení sa väčšina fakturačných údajov nevypĺňa ručne. Preberajú sa z existujúcich dát:
- identifikačné údaje zákazníka,
- objednané položky,
- množstvo a cena,
- dátum dodania,
- sadzby DPH,
- stredisko alebo zákazka,
- platobné podmienky,
- číslo objednávky a dodacieho listu.
Práve kvalita týchto údajov bude pri e-faktúre rozhodujúca. Kým pri PDF doklade môže chýbajúci alebo nepresný údaj opraviť človek, štruktúrovanú faktúru bude automaticky kontrolovať systém. Chyba môže spôsobiť odmietnutie dokumentu alebo potrebu vystaviť opravu.
Krok 2: ERP vytvorí Peppol BIS XML
Po potvrdení faktúry systém vytvorí štruktúrovaný XML dokument v požadovanom formáte Peppol BIS.
Peppol BIS je štandard založený na európskej norme EN 16931. Určuje, v ktorom dátovom poli sa nachádza číslo faktúry, identifikácia dodávateľa, dátum dodania, mena, základ dane, výška DPH alebo údaje o jednotlivých položkách.
Vďaka jednotnému štandardu dokáže faktúru vytvorenú v jednom ERP systéme spracovať aj úplne iný účtovný alebo podnikový systém. Nemusí pritom záležať na tom, či dodávateľ a odberateľ používajú rovnaký softvér.
Používateľ môže mať zároveň k dispozícii čitateľné zobrazenie dokladu podobné dnešnej faktúre. Rozhodujúce však budú štruktúrované údaje, nie vizuálna podoba PDF dokumentu.
Krok 3: Faktúru odošle digitálny poštár
ERP systém a modul ANS účto odošle pripravený dokument certifikovanému poskytovateľovi doručovacej služby, teda digitálnemu poštárovi.
Digitálny poštár overí, či je príjemca zaregistrovaný v sieti, a zabezpečí doručenie dokumentu prostredníctvom Peppol. Sieť funguje na princípe overených identít a zabezpečenej komunikácie. Odosielateľ tak získa informáciu o tom, či bola faktúra úspešne doručená.
Údaje z vystavenej faktúry budú zároveň elektronicky oznámené finančnej správe. Pri prijatej faktúre má byť oznamovanie zabezpečené automaticky prostredníctvom zazmluvneného digitálneho poštára. Firma preto nebude údaje z každej faktúry zadávať manuálne do ďalšieho formulára.
Digitálny poštár však nenahrádza ERP systém. Zabezpečuje najmä doručenie, overenie a súvisiacu komunikáciu. Vytvorenie faktúry, správnosť obchodných údajov, väzby na objednávky, sklad, účtovníctvo a interné schvaľovanie zostávajú úlohou podnikových systémov.
Krok 4: Systém odberateľa faktúru automaticky prijme
Na strane odberateľa prebehne opačný proces. Digitálny poštár doručí e-faktúru do účtovného alebo ERP systému príjemcu.
Namiesto otvorenia e-mailu, stiahnutia prílohy a ručného prepisovania faktúry môže systém:
- načítať dodávateľa a jednotlivé položky,
- overiť základné náležitosti faktúry,
- porovnať doklad s objednávkou,
- skontrolovať dodané množstvo a cenu,
- priradiť faktúru k príjemke alebo dodaciemu listu,
- odovzdať doklad na interné schválenie,
- pripraviť účtovný zápis a záväzok,
- zaradiť faktúru do návrhu platieb.
Rozsah automatizácie bude závisieť od možností používaného ERP systému a od kvality interných dát.
Čo sa stane pri chybe?
E-faktúra neodstráni všetky nezhody medzi dodávateľom a odberateľom. Zmení však spôsob, akým sa chyby identifikujú a riešia.
Ak dokument nebude zodpovedať technickým pravidlám, systém ho môže odmietnuť už pri validácii. Ak bude technicky správny, ale nebude súhlasiť napríklad cena alebo objednané množstvo, odberateľ ho môže pozastaviť v internom schvaľovaní.
Firmy preto potrebujú nastaviť nielen technický prenos faktúr, ale aj procesy pre:
- odmietnuté dokumenty,
- chybné identifikačné údaje,
- rozdiely medzi objednávkou a faktúrou,
- dobropisy a ťarchopisy,
- zálohové platby,
- opakované a súhrnné faktúry,
- výpadok spojenia alebo dočasnú nedostupnosť služby.
E-faktúra ako príležitosť na automatizáciu
Finančná správa uvádza, že elektronická výmena dokladov môže podľa analýz a zahraničných skúseností znížiť náklady na spracovanie faktúr až o 70 % a skrátiť čas ich spracovania o viac ako polovicu. Reálny výsledok však nebude závisieť iba od zavedenia XML formátu. Najväčší prínos dosiahnu firmy, ktoré e-faktúru prepoja s objednávkami, skladom, schvaľovaním, účtovníctvom a platbami.
Ak firma iba nahradí PDF súbor XML súborom a všetky ostatné kroky ponechá manuálne, využije len malú časť potenciálu novej technológie.
Ako k e-faktúre pristupuje AN systems
ERP ANS je postavený na prepojení obchodných, skladových a účtovných procesov. Objednávka, expedícia, fakturácia, evidencia pohľadávky a následná úhrada preto nemusia fungovať ako oddelené kroky v rôznych aplikáciách.
AN systems pripravuje klientov na to, aby sa vytváranie, odosielanie a prijímanie e-faktúr stalo prirodzenou súčasťou ich existujúcich procesov. Podľa potrieb konkrétnej spoločnosti sa nastaví komunikácia s vybraným digitálnym poštárom, spracovanie odoslaných a prijatých dokladov aj ich väzby na ďalšie moduly ERP ANS.
Pre spoločnosti s viacerými predajňami, veľkoobchodom, skladom alebo e-shopom je dôležité, aby fakturácia nefungovala izolovane. Údaje majú vznikať na jednom mieste, bez duplicitného prepisovania a bez nekontrolovaných exportov medzi systémami.
Potrebujete zistiť, ako bude e-faktúra prechádzať práve vašou firmou? Napíšte nám. V AN systems s vami prejdeme celý proces od objednávky cez sklad a fakturáciu až po účtovníctvo a navrhneme riešenie pripravené na nové pravidlá. Získajte analýzu procesov zadarmo TU.